Si vous avez l’impression que votre journée s’est écoulée trop vite ou que vous avez manqué de temps, c’est peut-être parce que votre organisation de travail n’est pas optimale. Entre les emails, le téléphone portable ou encore la messagerie instantanée, pas facile de bien optimiser son temps à l’ère où nous sommes sans cesse sollicités et surchargés. Nous vous proposons de suivre ces 10 étapes pour vous aider à répondre à cette question essentielle : comment gérer son temps et ses priorités ?
La principale difficulté quand vient le temps d’organiser son temps, c’est qu’on ne sait souvent pas par où commencer. Pourtant, il existe des techniques simples pour apprendre à organiser et maîtriser son temps. Continuez à lire cet article et vous découvrirez comment économiser quelques heures précieuses notamment en télétravail où les repères temporels peuvent vite devenir flous.
Sommaire de l'article
Recueillir les inputs de manière structurée et élaborer une stratégie.
Tout au long de votre journée de travail, vous allez être confronté à un flow de messages, de notifications, d’appels ou d’emails : ce sont des inputs. La question est donc : comment gérer son temps entre les différents inputs que vous allez recevoir ?
Pour gérer le traitement de ces inputs, vous allez devoir filtrer ces messages entrants en les rangeant selon leur catégorie :
- Les événements : vous pouvez enregistrer l’input dans votre calendrier ;
- Traiter un document : enregistrez-le dans votre système de fichier ;
- Liste de tâches à faire que vous pouvez reporter à plus tard : inscrivez-là dans votre To do list ;
- Tâche courte (moins de 2min) : vous pouvez la traiter tout de suite ;
- Information qui ne rentre pas dans ces cases-là : alors désinscrivez-vous, ce sont sûrement des inputs chronophages !
Avec cette analyse, vous éviterez les doublons, et donc la perte de temps. Dans cette continuité de traitement des inputs, vous pouvez mettre en place un processus de gestion de tâches :
- Une To do list quotidienne : c’est la 1ère tâche du jour ;
- Inbox 0 pour mieux gérer ses emails : c’est votre 2ème tâche du jour ;
- Salve d’emails : 3 fois par jour ;
- To do list hebdomadaire : 1 fois par semaine ;
- Archivage des téléchargements : 1 fois par semaine, prenez le temps de ranger les documents que vous avez téléchargés dans la semaine ;
- Nettoyage du téléphone : 1 fois par semaine, vous pouvez enlever les notifications des applications que vous n’utilisez pas, et pourquoi pas penser à une déconnexion numérique !
La to do list et l’agenda sont deux puissants outils de gestion du temps. L’agenda, qu’il soit en papier ou électronique, vous permet de répartir votre temps au bon endroit. Vous pourrez alors établir un emploi du temps élaboré, planifier vos activités, vous rappeler des événements importants et faciliter vos prises de rendez-vous.
La to do list, ou « liste des choses à faire » est complémentaire et permet de voir où vous en êtes. Rien de plus efficace que de coucher vos tâches noir sur blanc pour être incité à l’action et déterminer ce que vous avez à faire dans l’heure, la journée ou la semaine.
Ce processus peut paraître long et fastidieux, mais voyez-le comme un investissement. Au fur et à mesure, vous verrez le gain de temps que vous dégagerez en aval.
Passer ses inputs au crible de la priorité.
Comment gérer son temps sans prioriser vos inputs ? C’est tout l’enjeu de cette deuxième étape. Vous venez de récolter vos inputs provenant de différents canaux, il est temps de les passer au crible de la priorité !
La matrice Eisenhower ci-dessous peut vous aider à classer vos tâches en fonction de l’urgence et de l’importance de chacune. Vous pourrez ainsi trier ce qui est de l’ordre de :
- La nécessité (important et urgent) : tâches à traiter en priorité (crise à gérer, projet soumis à échéance, etc.) ;
- L’efficacité (important mais pas urgent) : tâches à traiter rapidement qui peuvent être planifiées voire déléguées (un planning, un apprentissage, etc.) ;
- La déviation (urgent mais pas important) : tâches qui peuvent attendre et même être déléguées (réunions non nécessaires, inputs sans importance, etc.) ;
- La perte de temps (pas important et pas urgent) : tâches inutiles qui ne doivent pas être traitées (activité d’évitement, travail trivial, etc.)
Cette matrice est donc un schéma pour classer les inputs selon le temps que vous allez leur consacrer. Voici une liste de questions à se poser afin d’identifier le degré d’urgence et le degré d’importance.
Pour évaluer le degré d’urgence :
- Quelle est l’échéance de la tâche ?
- La réalisation de la tâche peut-elle attendre ? Est-ce une fausse urgence ?
- Combien de temps faut-il prévoir pour réaliser la tâche ?
- Quand les ressources nécessaires sont-elles disponibles ?
Pour évaluer le degré d’importance :
- Qui est le demandeur ?
- Quelles sont les conséquences si la tâche n’est pas réalisée ?
- Est-ce que la tâche fait partie de mes objectifs et de mes priorités ?
- Cette tâche apporte-t-elle une valeur ajoutée ?
Filtrer ce qui n’est pas essentiel
Une fois l’analyse de vos inputs faite grâce à votre matrice, vous allez pouvoir éliminer l’inessentiel, c’est-à-dire tout ce qui figure dans la catégorie déviation et perte de temps.
Retirer l’inessentiel de vos journées peut vous faire gagner jusqu’à 15h / semaine.
Retirer l’inessentiel ne veut pas dire enlever tous les loisirs. Au contraire, il faut garder des moments de repos dans votre journée pour vous ressourcer. Ces moments hors de votre cadre de travail sont bénéfiques à votre productivité, car ils vous permettent de recharger vos batteries.
Pour vous donner une idée plus précise de ce qui pourrait parasiter vos journées, vous pouvez vous inspirer de notre article sur la digital détox. Votre filtre peut commencer par :
- Limiter les réseaux sociaux, la télé, la messagerie instantanée ;
- Éviter le multitasking (multitâche), c’est-à-dire de faire plusieurs tâches ou activités en même temps ;
- Éliminer les distractions à la source (newsletters, notifications, publicité, etc.) ;
- Ne pas prendre tous les appels ;
- Annuler les réunions inutiles.
Le saviez-vous ? Consulter les notifications sur son téléphone est un phénomène naturel car considéré comme un anti-stress pour notre cerveau qui traite l’action comme une récompense. Cependant, ces stimuli sonores et visuels vous déconcentrent dans votre travail et diminuent votre productivité. Afin de pallier à ce problème, lorsque vous travaillez sur une tâche importante, prévenez vos collègues et vos proches que nous traiterez les notifications seulement sur des plages horaires précises. En cas d’urgence, demandez leur de vous appeler directement en paramétrant votre téléphone pour qu’il vous notifie seulement en cas d’appels téléphoniques. Plusieurs applications existent également afin de bloquer les notifications sur des périodes choisies comme Offtime ou Flipd.
Définir ses objectifs
Vous savez comment gérer vos inputs, comment définir vos priorités en fonction du degré d’urgence et du degré d’importance, comment filtrer l’inessentiel, mais il ne faut pas oublier une chose très importante pour mieux gérer son temps et son énergie : il faut se fixer des objectifs.
Pour ce faire, la méthode SMART aide à formuler des objectifs de résultats concrets et réalisables. Les lettres du mot SMART correspondent à :
- Spécifique : décrivez précisément et clairement le résultat que vous souhaitez atteindre ;
- Mesurable : précisez quel(s) indicateur(s) vous permettra de mesurer l’atteinte de votre objectif ;
- Atteignable : vérifiez que vos objectifs restent atteignables au risque d’avoir l’effet inverse et d’être démotivé face à un objectif trop ambitieux ;
- Réaliste : définissez des objectifs réalistes en rapport avec votre but global et en fonction de vos ressources disponibles ;
- Temporel : pas d’objectif illimité ! Fixez-vous une échéance à laquelle le résultat devra être atteint afin de vous motiver à passer à l’action.
De cette façon, si vos objectifs sont compatibles avec cette méthode, vous pourrez vous fixer des objectifs régulièrement afin de mieux articuler votre temps.
Planifier ses journées
Nous arrivons maintenant à la planification de votre journée. Il s’agit donc de traiter ce qui est de l’ordre de la nécessité (ce qui est important et urgent).
Ces taches-là vont arriver tout au long de votre journée. Pour les appréhender le plus possible, vous pouvez les placer dans trois To do list différentes. Attention ces différentes To do list doivent être situées au même endroit (votre agenda, un tableau Excel) pour éviter toute perte d’informations.
La première est celle qu’on appelle la Master list : ici vous placerez les évènements que vous pouvez traiter au fil de l’eau. Ce sont des événements importants qui ne peuvent pas être remis à plus tard.
La deuxième est la liste Hebdo : ici vous y trouverez les tâches de fond qui ne sont pas à traiter dans l’immédiat. Cette to do list doit être consultée en début de semaine pour construire vos to do list quotidiennes.
La troisième To do list est donc celle du jour : ici apparaissent les éléments qui ne sont pas à réaliser au moment où vous les recevez, mais à faire avant la fin de votre journée. Vous pouvez mettre cette to do list à jour régulièrement, soit en fin de journée pour préparer le lendemain, soit le matin au moment de votre prise de poste.
Ce système va vous permettre d’anticiper un maximum votre emploi du temps pour gérer au mieux les imprévus. Gardez à l’esprit que ces To do list doivent être flexibles. Vous n’êtes pas à l’abri de recevoir des urgences de dernière minute.
Ecouter et optimiser son biorythme
La productivité passe aussi simplement par l’écoute de son corps et de son biorythme.
Nos horloges biologiques ont un impact sur notre productivité. Vous pouvez ainsi rythmer votre journée en fonction de votre pic de productivité et de votre baisse d’énergie.
Pour découvrir quel est votre chronotype, vous pouvez effectuer le test qui se trouve dans notre article : Sommeil et travail : l’impact du sommeil sur la performance en entreprise.
Écouter son biorythme c’est aussi prendre soin de son corps. Un esprit sain dans un corps sain commence par :
- Une bonne qualité et quantité de sommeil (7 à 9 heures de sommeil par jour). Un spécialiste du sommeil peut vous guider afin de bénéficier de conseils personnalisés et facilement applicables pour améliorer votre quotidien ;
- La pratique d’une activité sportive (30 minutes d’activité physique par jour, ou faire 3 500 à 10 000 pas par jour). Il est possible de faire du sport sur votre lieu de travail, comme sur la pause du midi ou à l’aide de nos cours de sport en entreprise par exemple ;
- De bonnes habitudes alimentaires (5 portions de fruits et légumes par jour, limiter la viande rouge à 500g / semaine, manger du poisson 2 fois par semaine, boire 1,5 à 2L d’eau par jour, manger des légumineuses 2 fois par semaine ou encore ne pas consommer > 25g de sucre /jour.)
Comment gérer son temps en procédant par salves
Nous arrivons presque à la fin de nos conseils. Le suivant est celui qu’on appelle Le “timeboxing” ou approche par batches (salves). Le danger de nos modes de travail est de vouloir tout faire au même moment.
On parle alors de multitasking. Si tant de personnes se disent fatiguées par leur travail, voire proches du burn-out, ce n’est pas exclusivement à cause du volume horaire, mais bien parce que nous passons notre journée à jongler sans relâche entre plusieurs activités.
Le mutlitasking est devenu une normalité à l’ère où nos sociétés modernes sont hyperconnectées. Nous pensons que nous sommes plus efficace si l’on réalise plusieurs tâches en parallèle au lieu de ne s’attarder que sur une seule. Pourtant, la réalité est qu’alterner les tâches nous rend moins productif puisque le cerveau fait de nombreux efforts de contextualisation. Selon le Centre de Recherche d’Irvine de l’Université de Californie, il faut 23 minutes en moyenne pour retrouver son attention sur une tâche.
La méthode Pomodoro peut vous aider à organiser votre travail en restant motivé.
Un point doit attirer votre attention dans la méthode des salves : la gestion de votre boîte mail.
Si après un échange de 3 emails vous n’avez pas clarifié la situation avec votre interlocuteur, appelez-le ! Vous perdrez moins de temps à discuter de vive voix que par mail.
En règle générale, les emails peuvent attendre 2 ou 3h. Ne vous précipitez pas pour répondre à tous les emails et ne les traitez pas en continu. Prévoyez plutôt plusieurs moments dans votre journée dédiés à la gestion de ceux-ci.
Un employé en France reçoit en moyenne 88 courriels par jour et en envoie 34. Conséquences ? 43% des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31% avouent être distraits dans leur travail.
Source : Arobase.org
Comment gérer son temps en introduisant des pauses
Comme vu précédemment, vous pouvez introduire de courtes pauses entre chaque tâche effectuée grâce à la méthode Pomodoro.
Une étude de Draugiem Group, un groupe de médias, révèle que les salariés les plus productifs pratiquent la règle du 52/17 : concrètement, il suffirait de travailler 52 minutes et de se reposer 17 minutes pour être productif tout au long de la journée. Ces 17 minutes de repos sont essentielles pour revenir concentré et productif dans son travail.
Prendre des pauses est un investissement. Chez un athlète, le repos fait partie intégrante de l’entraînement. Introduire des interruptions régulières dans les plages de travail assis, toutes les heures au moins, permet d’améliorer sa productivité et sa santé.
Évitez par exemple les pauses déjeuner sur le pouce et optez pour une vraie coupure dans votre journée. Vous pouvez ainsi prendre du temps pour vous et pratiquer des séances de méditation, de yoga ou de détente.
Certains athlètes, acteurs et joueurs d’échecs organisent leurs sessions en 90 minutes de travail et 20 minutes de pause. Si cette méthode maximise la productivité, c’est parce qu’elle s’appuierait sur le rythme corporel qui suit des cycles de 90 minutes en sommeil et éveillé.
Il est important de garder en tête que vous devez adapter votre rythme de travail à votre rythme biologique afin de trouver une organisation adaptée à votre cerveau. Ce dernier a besoin de déconnexion afin de recharger les batteries et d’améliorer considérablement sa concentration et sa productivité.
Garder en tête la perspective globale
Une approche holistique est nécessaire. De temps en temps, prendre de la hauteur sur votre planning va vous permettre de vous remettre dans le bon axe si vous avez dévié.
La vie n’est pas compartimentée, chacun des domaines a des répercussions sur les autres. Cette vision panoramique ne peut être que bénéfique à votre gestion du temps.
Vous pouvez adopter une approche par catégorie ou par rôle pour clarifier l’équilibre que vous souhaitez construire entre différents domaines. Temps, énergie, argent : nos différentes aspirations se battent pour les mêmes ressources. Toutefois, les progrès dans un domaine entraînent des progrès dans les autres.
Itérer pour améliorer le processus
La dernière étape, pour améliorer votre gestion du temps et gagner quelques heures précieuses sur votre semaine de travail est la mise en place d’un système S.T.A.R. Ce système va vous aider à implémenter à vos pratiques quotidiennes des éléments qui vont vous faire gagner du temps.
Le système STAR se décline selon la boucle suivante :
- Set ou la mise en place de votre nouvelle action ;
- Track c’est-à-dire faire le suivi. Ici vous suivez le fonctionnement de votre action au sein de votre journée de travail ;
- Analyse : analysez le résultat. Par exemple, la méthode Pomodoro vous a-t-elle fait gagner du temps ou vous a-t-elle perturbé ?
- Reset soit peaufiner. Vous pouvez à ce moment analyser votre action, décider de la garder, de l’améliorer ou de l’abandonner. Avec les changements réalisés dans cette partie vous pouvez retourner à la première étape de ce système soit le Set.
Pour conclure sur comment gérer son temps
Comme on le dit souvent chez Goalmap, avancez à votre rythme. Vous ne pouvez pas changer de façon de travailler du jour au lendemain. Commencez donc par les étapes qui vous semblent les plus accessibles. Une fois que vous estimez les avoir adoptées, passez aux suivantes sans vous presser.
Le télétravail peut être l’occasion de mieux gérer votre façon de travailler et de mettre en place de nouvelles actions. Profitez-en pour faire des tests, c’est une opportunité unique pour tester dans un endroit confortable différentes techniques de travail.
Savoir gérer son temps est une aptitude essentielle qui ne nous est pourtant pas enseignée à l’école. Quelles sont les méthodes et techniques pour mieux organiser son temps, gagner en productivité et trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ? Chez Goalmap, on vous accompagne dans notre formation sur la gestion du temps en entreprise.
Un article très intéressant et rempli de bon sens !
Je ne connaissais pas le système S.T.A.R, je m’y essaierai bien.
J’avoue que j’aurais aimé avoir un peu plus d’information sur la méthode Pomodoro ou sur les Deep-work en général.
Cela dit, cet article fut très enrichissant !
Merci à Marie-Liesse de Villele.