Réussir la mise en place du télétravail en 5 étapes : bonnes pratiques et retours d’expérience

Avec la crise sanitaire et le confinement, la pratique du télétravail s’est généralisée, souvent de manière précipitée et désorganisée. Si dans l’ensemble le retour des salariés est largement favorable, des études menées pendant et après le confinement ont montré l’hétérogénéité des ressentis, les difficultés rencontrées parfois par les salariés et leurs entreprises. L’objectif de cet article est de vous accompagner dans la mise en place du télétravail dans votre entreprise pour réussir le pari du télétravail.

Le confinement dû à l’épidémie de Coronavirus a mis en exergue le mode de travail à part entière que constitue le télétravail. Il ne s’agit pas simplement de prendre son ordinateur pour effectuer ses missions de chez soi, mais bien de repenser la manière dont nous appréhendons le travail. Les changements à l’œuvre sont certainement les plus profonds depuis l’avènement d’internet.

Cette évolution de rupture représente pour les entreprises une opportunité d’affirmer leurs valeurs et de participer à l’avènement d’une nouvelle organisation du travail dans une logique gagnant-gagnant : des entreprises plus agiles et plus efficaces, des salariés plus autonomes et avec un meilleur équilibre de vie. Mais comment mettre en place le télétravail ? Nous vous donnons quelques conseils dans cet article pour faciliter la mise en place du télétravail.

Mise en place du télétravail : enjeux juridiques et de cybersécurité

Cadre légal : droits et devoirs en télétravail

Selon le Code du Travail, le télétravail se définit comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (article L. 1222-9 du Code du travail).

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, c’est un moyen d’exercice de l’activité professionnelle facilité par la loi sur le renforcement du dialogue social. Il peut être occasionnel ou régulier, individuel ou proposé à l’ensemble des collaborateurs, et ses conditions de réalisation peuvent être discutées à l’embauche ou en cours de contrat. Cependant, pour pouvoir pratiquer le télétravail, il faut que la nature de l’activité se prête au travail à distance. Ce sont donc majoritairement les salariés du tertiaire travaillant sur poste informatique, ou plus généralement les emplois de bureau sédentaires qui bénéficient de la possibilité de télétravailler.

Il n’est plus nécessaire de faire un avenant au contrat de travail pour télétravailler, un accord oral ou écrit entre le salarié et l’employeur suffit (ex : courriel, entretien, etc.). Le télétravail peut également être encadré par un accord collectif ou encore une charte de télétravail après avis du Comité Social et Economique (article L. 1222-9 du Code du travail). Ces 3 moyens ne nécessitent pas de formalisation écrite mais celle-ci est vivement recommandée pour définir clairement les modalités du télétravail, ainsi que les droits et les devoirs de chaque partie. Elles doivent notamment préciser :

• Les conditions de mise en œuvre du télétravail et les conditions de retour à un emploi sur site le cas échéant ;
• L’organisation du travail, la régulation de la charge, et les modalités de contrôle du temps de travail ;
• Les moyens et les plages horaires de communication entre le salarié et l’employeur.

Droits et devoirs du salarié en télétravail

Le télétravail donne les mêmes droits au salarié : respect de la vie privée, couverture en cas de maladie ou d’accident du travail, droit à la formation, avantages sociaux (mutuelle, titre restaurant, comité d’entreprise), etc.

Le télétravail ne modifie pas les obligations du salarié. Celui-ci doit en outre se conformer aux règles de télétravail établies par l’employeur (avenant au contrat de travail, accord ou charte).

Lieu de télétravail
Le salarié peut choisir de travailler de chez lui, dans un espace de coworking ou dans tout autre lieu. Rien dans la loi n’empêche le salarié de pratiquer le télétravail sur un lieu de villégiature, par exemple, mais il va de soi que le lieu de travail choisi doit être cohérent avec l’exercice de l’activité professionnelle. Vigilance donc si le télétravail est contrôlé et qu’une situation d’abus, de « faux télétravail » est prouvée : le salarié encourt des sanctions. Également, en cas d’urgence nécessitant le retour immédiat sur site, le salarié doit être en mesure de répondre à cette urgence sinon il se met en situation de faute professionnelle.

Accidents du travail
« L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnel du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens de l’article L.411-1 du Code de la sécurité sociale. ». Cependant, s’il est prouvé que l’accident a eu lieu hors du cadre de la mission professionnelle (ex : entorse à la plage, brûlure lors d’un barbecue, etc.), il n’est pas considéré comme professionnel et la responsabilité de l’entreprise ne pourra pas être engagée.

Télétravail et assurance du matériel
Les équipements prêtés au salarié pour l’exercice de ses fonctions (ex : PC portable, casque, téléphone, etc.) doivent être couverts par l’assurance multirisque professionnelle de l’entreprise dans le cadre du télétravail (couverture pour des dommages causés hors de l’entreprise).

Droits et devoirs de l’entreprise proposant le télétravail

L’employeur peut refuser une demande de télétravail mais doit motiver son refus de manière légitime et objective. A l’inverse, il ne peut pas imposer le travail à distance à ses salariés et ceux-ci ne peuvent être sanctionnés s’ils le refusent. Une exception est cependant faite dans le cas de circonstances exceptionnelles ou force majeure, comme celle d’une pandémie, où l’employeur est autorisé à imposer le télétravail à ses salariés sans leur accord préalable (article L. 1222-11 du code du travail).

L’employeur doit fournir l’ensemble des équipements requis pour que le salarié puisse télétravailler dans les mêmes conditions qu’au bureau (matériels, logiciels, accès à distance, etc.). En revanche, il n’est légalement pas à ce jour tenu de prendre à sa charge les frais occasionnés spécifiquement par le télétravail (loyer d’un espace de coworking, fourniture d’énergie, frais d’accès à internet, etc.).

En complément de ces obligations générales, des obligations spécifiques au télétravail incombent également à l’employeur (article L. 1222-10 du Code du travail) :

• Réaliser un entretien annuel avec le salarié pour discuter de l’organisation des missions en télétravail ;
• Informer le salarié des « restrictions d’usage d’équipements, d’outils informatiques ou de services de communication électroniques » et des éventuelles sanctions encourues ;
• En cas de poste vacant dans l’entreprise, et sous réserve qu’il corresponde à ses compétences et qualifications, la priorité sera donnée au salarié en télétravail.

Travail à distance et cybersécurité

C’est à l’entreprise de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour garantir et s’assurer de la sécurité des données, mais il incombe aux salariés de connaître et d’appliquer les consignes et bonnes pratiques tout en étant vigilants dans leur utilisation des outils informatiques de l’entreprise.

Les problèmes ou risques liés au télétravail

• Problème d’accès et d’utilisation des ressources à distance : nécessité de paramétrer les accès, manque de compétences informatiques des salariés, accès non sécurisé ;
• Faille de sécurité ou compromission des équipements facilitant les cyberattaques ;
• Cybermenaces :
  • Hameçonnage (phishing) ;
  • Rançongiciel (ransomware) ;
  • Vol de données ;
  • Escroquerie et usurpation d’identité : faux ordre de virement, modification de données internes (facture, salaire, etc.).
• Perte, casse, vol de matériel.

Les moyens de s’en prémunir :

Côté entreprise :

• Définir une politique de sécurité informatique forte : utiliser en priorité les moyens et équipements de l’entreprise pour le télétravail, plus sécurisés que ceux personnels, ainsi que des solutions de protection pour professionnels (antiviraux, protection des infrastructures, etc.). En cas d’utilisation d’équipements ou moyens personnels, donner des consignes d’utilisation et de sécurité claires aux salariés.
• Limiter et sécuriser les accès externes : employer systématiquement un VPN, idéalement avec double authentification. Le Virtual Private Network ou réseau privé virtuel chiffre les connexions et sécurise les accès à distance aux seuls équipements préalablement authentifiés.
• Assister et former les salariés aux bonnes pratiques informatiques, avec des consignes claires et un support informatique accessible et réactif : politique de gestion des mots de passe, vigilance face aux spams, navigation internet, téléchargement de fichiers et applications, mises à jour de sécurité systématiques, etc.
• Renforcer et tester régulièrement la sauvegarde et la protection des données et des activités : sauvegarde hors connexion, hébergement externe sécurisé, etc.
• Journaliser les activités : répertorier tous les événements quotidiens du système informatique dans un journal. En cas de cyberattaque, ce journal aidera à mieux la comprendre et l’évaluer, et à détecter les failles de sécurité du système.
• Se préparer à une cyberattaque : aucune organisation, quelle que soit sa taille ou son activité, n’est à l’abri d’une cyberattaque. Mieux vaut donc prévenir que guérir en se préparant aux différents scénarii d’attaques possibles.
• Ne pas présumer que les mesures de sécurité suffisent : la vigilance reste de mise tout le temps.
• Si possible un parc d’équipements identiques.

Côté salarié :

• Utiliser le matériel professionnel uniquement à des fins professionnelles ;
• Avoir une utilisation vigilante, en appliquant strictement les consignes de sécurité de l’entreprise et en se méfiant des messages inattendus ou suspects (message alarmiste, pièce jointe ou demande douteuse, etc.) ;
• Veiller à protéger ses équipements (antivirus, pare-feu, sécurisation de la connexion WIFI), les scanner et réaliser les mises à jour de sécurité régulièrement ;
• Utiliser des mots de passe forts et différents selon les équipements et connexions ;
• Sauvegarder régulièrement le travail.

Le télétravail doit être le reflet de l’entreprise et de sa vision

Que vous décidiez de la mise en place du télétravail au cas par cas ou pour l’ensemble des salariés, il est important de cadrer la démarche, réfléchir aux enjeux du travail à distance et à la manière dont ils s’articulent avec la vision stratégique de l’entreprise. Le télétravail, ce n’est pas juste un salarié qui prend son ordinateur pour travailler de chez lui. Le travail à distance vient chambouler en profondeur des modes d’organisation du travail en vigueur depuis plusieurs décennies. Il bouscule l’organisation de l’entreprise et l’invite à réfléchir à sa vision à long terme.

93% des DRH pensent que le télétravail va bouleverser les pratiques managériales de leur entreprise. (Enquête ANDRH / BCG, juin 2020)

Travail à distance et vision d’entreprise

Bénéfices et limites du télétravail

Lors de la réflexion sur la mise en place du télétravail, il est important de considérer les avantages mais aussi les limites de cette pratique pour l’entreprise :

Principaux bénéfices attendus par les DRH (enquête ANDRH / BCG) :

• Amélioration de la Qualité de Vie au Travail et attractivité de l’entreprise accrue ;
• Augmentation de la productivité ;
• Réduction de l’empreinte carbone ;
• Gains immobiliers potentiels ; etc.

Pour 93% des DRH, la généralisation du télétravail est une réponse aux attentes des collaborateurs ainsi qu’un facteur d’attractivité accru de l’entreprise. (Enquête ANDRH / BCG, juin 2020)

Points de vigilance :

• Baisse des interactions sociales et du sentiment d’appartenance ;
• Baisse de la cohésion entre les populations en télétravail et les autres ;
• Augmentation des risques psycho-sociaux ;
• Moindre capacité à résoudre des problèmes complexes ;
• Exploitation sous-optimale des espaces de bureaux ; etc.

88% des DRH craignent que la généralisation du télétravail amoindrisse les interactions sociales et le sentiment d’appartenance à l’entreprise, ainsi que la cohésion d’équipe entre télétravailleurs et travailleurs sur site. (Enquête ANDRH / BCG, juin 2020)

Valeurs et perspectives de l’entreprise

En prenant conscience des bénéfices et des limites du télétravail, et en se projetant dans le contexte particulier de son entreprise, avec son activité et ses profils de poste spécifiques, on peut envisager avec plus d’acuité son déploiement dans l’entreprise. Il reste cependant à répondre à certaines questions pour aligner la pratique avec la vision de l’entreprise.

Moderniser l’organisation du travail des équipes, affirmer des valeurs et un positionnement de bien-être et de Qualité de Vie au Travail, faciliter la conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle, gérer l’équité entre les salariés, considérer la question des salariés dont les postes ne permettent pas le télétravail, etc. : la mise en place du travail à distance soulève des questions profondes quant à la culture de l’entreprise.

A travers la manière dont l’entreprise pense et déploie le télétravail, elle véhicule des valeurs. Le travail à distance est une opportunité pour l’entreprise de s’interroger sur sa vision. Cette étape préliminaire permettra un déploiement et une communication cohérents, et une plus grande adhésion au projet global de la part des salariés. Il est fortement recommandé d’intégrer ce temps de réflexion en amont. Concrètement, cela peut se formaliser par la mise en place d’un Comité de Pilotage qui va exprimer et articuler cette vision. Cela donnera un fil directeur pour l’élaboration d’une charte ou d’un accord télétravail et la communication auprès des salariés.

78% des DRH estiment que le développement du télétravail de façon pérenne va profondément bouleverser l’organisation des espaces de travail de leur entreprise. (Enquête ANDRH / BCG, juin 2020)

Co-construire le télétravail

Pour que la démarche prenne de manière organique et soit un succès dans la durée, il est intéressant de recueillir l’avis des collaborateurs (à travers une enquête ou des entretiens), connaître la perspective des managers qui sont fortement impactés par ces transformations, associer les Instances Représentatives du Personnel (IRP), la Médecine du Travail, etc. En sollicitant directement vos équipes et leurs représentants, vous collectez leurs besoins, leurs attentes mais aussi les potentielles difficultés individuelles.

Un Groupe de Travail peut être mis sur pied pour orchestrer ces interactions, faire des propositions et consulter les différentes parties prenantes. Cette approche consultative de l’élaboration du cadre du télétravail contribue à l’adhésion des salariés et à une adoption facilitée des mesures d’organisation.

Focus sur le travail à distance : Faciliter et accompagner sa mise en place (conduite du changement)

Encadrement du télétravail

Même s’il n’y a plus d’obligation de formaliser par écrit les conditions du télétravail, il est recommandé de le faire pour éviter incompréhensions, abus ou difficultés, et servir le cas échéant de preuve de règles de télétravail.

Si la mise en place du télétravail est une mesure individuelle, on optera pour un avenant au contrat de travail. Si cette mesure est collective, la charte collective offrira un cadre pour tous. Il est également intéressant de se renseigner pour voir si un accord télétravail existe déjà au niveau de la branche et pourrait s’appliquer dans l’entreprise moyennant quelques aménagements. La mise en place peut être pensée en deux temps, avec une phase pilote en amont pour valider que l’approche envisagée a les résultats escomptés avant de la pérenniser.

Tous n’ont pas intérêt à figurer dans le document écrit que vous établirez avec votre personnel mais voici les principaux points à aborder et définir :

• Déterminer quelles activités sont éligibles au travail à distance : Certains métiers de production notamment peuvent nécessiter une présence physique. Dans le cas du travail sur poste informatique, les contraintes de sécurité des données peuvent limiter certaines tâches ou fonctions ;
  • Déterminer le rythme de télétravail : 1 jour par semaine, 15 jours par mois avec au moins 2 jours en commun, rythme fixe ou flexible, « full remote », organisation de l’équipe, rotation des bureaux (flex office), présence des managers, etc. ;
  • Clarifier l’accessibilité au télétravail : La base du télétravail pour le salarié demeure le volontariat, équité entre les équipes dans la mesure du possible (selon l’éligibilité des activités) ;
  • Fixer un cadre temporel de travail : définissez des horaires de travail et de disponibilité (ex : 9h–12h30 / 14h-18h) mais aussi de déconnexion. Cela vaut autant pour maintenir un rythme de journée de travail que pour maîtriser son temps de connexion (droit à la déconnexion) ;
  • Programmer les moments d’échange collectifs et bilatéraux : définissez la récurrence de vos réunions d’équipe pour que tout le monde puisse s’organiser en conséquence (ex : tous les lundis à 9h30). Même chose pour les points de définition / revue des objectifs avec le manager : ils doivent être fréquents, par exemple hebdomadaires, et systématiques. Vous pouvez aussi planifier des temps d’équipe plus informels pour maintenir les liens (c’est l’une des difficultés du travail à distance : formaliser l’informel). N’oubliez pas d’organiser des rencontres physiques régulières et des moments où tout le monde se retrouve !
  • S’assurer que chaque salarié a des objectifs clairs : si le travail favorise l’autonomie quant à la manière dont chacun réalise ses tâches (ROWE: Results Only Work Environment), les objectifs de chacun doivent être précis, connus de par et d’autre, avec des jalons concrets permettant de suivre les avancées ;
  • Donner à chacun les moyens de réaliser ses objectifs : formation aux nouveaux outils éventuels, autonomie accrue avec toutefois une disponibilité du manager en tant que coach si le salarié rencontre des difficultés à atteindre ses objectifs, etc.
  • Lister les équipements et outils mis à disposition : veillez à ce que les équipes utilisent les équipements fournis pour éviter les problèmes techniques comme de sécurité.

Charte ou accord télétravail

La charte de télétravail permet de formaliser la vision de l’entreprise et les modalités du télétravail dans un document central, validé par l’ensemble de l’entreprise (Direction, IRP) et applicable à tous les salariés qui souhaitent télétravailler. De nombreuses entreprises ont revu leur accord télétravail ou entrepris d’en rédiger un suite à l’épidémie de Covid-19. Ainsi, elles adoptent désormais une posture proactive plutôt que la posture réactive au moment du confinement.

Voici un modèle de charte télétravail dans une TPE/PME (réalisé par la DIRECCTE Pays de la Loire). Document présenté à titre indicatif exclusivement.

Informer et communiquer sur la mise en place du télétravail

Une conduite du changement réussie passe par un accompagnement et une communication claire, transparente et régulière auprès des acteurs concernés. Elle permet de rassurer, d’informer et de garder les équipes mobilisées.

La communication entre l’entreprise et les salariés

La communication de la Direction aux équipes est primordiale pour que tout le monde soit au même niveau d’information. Communiquez régulièrement sur l’actualité de l’entreprise et l’avancement du projet pour éviter le sentiment d’isolement, et maintenir la motivation et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Faites remonter l’information « terrain » via des baromètres et enquêtes bien-être réguliers pour détecter les problèmes en amont.

La communication entre les salariés

Maintenez les temps d’échanges et les événements d’entreprise entre les collaborateurs (pause café / déjeuner, teambuildings, afterworks, etc.), en ligne mais parfois aussi en présentiel lorsque c’est possible. Ils sont importants pour maintenir le lien et la dynamique d’équipe, et recréer une ambiance de travail malgré la distance.

La communication entre le manager et ses collaborateurs

Le manager joue un rôle crucial dans la conduite du changement, c’est lui qui s’assure de la bonne transmission et compréhension des messages de la Direction, tout en veillant à la continuité de l’activité dans les meilleures conditions.

C’est également lui qui va superviser la bonne réalisation des tâches et échanger avec les salariés pour détecter des difficultés ou besoins dans la mise en place du télétravail afin de les faire remonter.

Il lui incombe également de maintenir le lien et la dynamique de travail au sein de son équipe pour conserver un climat de travail positif et performant. Il est en première ligne repérer et accompagner les collaborateurs en difficultés, et mettre en œuvre des actions de prévention des Risques Psycho-Sociaux (RPS) dans son équipe.

La formation aux nouveaux enjeux du travail à distance

Le travail à distance efficace repose sur la mise en place de nouveaux usages. Il implique de nouvelles pratiques de travail et une évolution en quelque sorte de la fiche de poste, surtout pour les managers.

Il est essentiel de former les collaborateurs à ces nouvelles pratiques qui vont leur permettre d’optimiser le travail à distance : définition et communication des règles du télétravail, fixation d’objectifs, gestion du temps, communication, mise en place de points réguliers, etc. Ces formations peuvent avoir lieu en présentiel ou à distance. Elles peuvent également être structurées sous la forme de parcours d’e-learning télétravail. Le coaching individuel peut aussi être envisagé, notamment pour les managers.

Le rôle central du manager dans le déploiement du télétravail

Le télétravail transforme la fonction de manager et lui confère de nouvelles missions d’organisation, d’accompagnement et de contrôle du télétravail auprès de son équipe. Il joue un rôle pivot entre les différents acteurs de la conduite du changement. Il revêt également un rôle de fédérateur autour du projet de télétravail, de médiateur en cas de conflits et enfin de coach pour aider son équipe à adopter les bonnes pratiques.

Ces nouvelles missions doivent être sources de vigilance, tant de sa part que de celle de sa hiérarchie, quant à la surcharge de travail que cela représente. Le temps que le manager doit allouer individuellement à chacun des membres de son équipe augmente sensiblement à la faveur du travail à distance. Le manager peut lui aussi rencontrer ses propres difficultés. Il peut avoir besoin d’accompagnement, et notamment être formé aux enjeux nouveaux du management à distance. Il est important que l’entreprise ait conscience de cette évolution du périmètre d’intervention des managers et qu’elle leur donne les moyens de mener à bien leurs missions.

• Astuces pour bien manager en télétravail :
  • Manager par les objectifs et les résultats plutôt que par le temps ou l’activité, et définissez clairement les consignes et les attentes. Etablissez une feuille de route claire pour chaque membre de l’équipe, faites participer le salarié de manière active à l’élaboration de ces objectifs pour qu’il sen sente impliqué. Assurez-vous de bien communiquer comment les objectifs individuels viennent s’intégrer dans les objectifs de l’équipe, et mettez des processus en place pour faire vivre ces pratiques ;
  • Renforcer la communication et entretenir la cohésion d’équipe : Définissez les règles de « l’équipe à distance » de manière explicite. Communiquez plus régulièrement qu’à l’accoutumée, en individuel par le biais d’entretiens réguliers, mais aussi en équipe pour maintenir le lien social et un climat de travail positif. Prenez le temps si possible de saluer chaque matin chaque membre de l’équipe.
  • Développer ses soft skills : Bienveillance, flexibilité, intelligence émotionnelle, écoute active, lâcher-prise, Communication Non Violente, etc. Ces compétences humaines vous permettront d’accompagner efficacement votre équipe, de détecter des difficultés ou des souffrances afin d’apporter de gérer les conflits à distance et d’apporter de manière agile des solutions rapides et adaptées.
  • Manager avec bienveillance : A moins que cela devienne nécessaire parce qu’un collaborateur abuse de la latitude permise par le télétravail, ne soyez pas tenté de contrôler vos équipes pour vérifier qu’elles travaillent bien, vous produiriez l’effet inverse de celui escompté. Focalisez-vous sur les résultats plutôt que les moyens en manageant par les objectifs. Vous créerez ainsi un ROWE (Results Only Work Environment) où chacun gagnera en autonomie et pourra s’épanouir. Bien encadrée, la confiance votre meilleur outil de management à distance !
  • Rester vigilant à son propre bien-être : Le télétravail peut induire une surcharge de travail pour les managers, avec des missions additionnelles et davantage de temps à consacrer aux collaborateurs de manière individuelle. Cela peut provoquer une augmentation du stress et de la charge mentale. Il est donc primordial de rester vigilant face à ses propres signaux faibles de difficulté ou de souffrance. Qui veut voyager loin ménage sa monture.

96% des DRH considèrent que le rôle du manager dans le modèle d’entreprise post-crise sera de donner du sens et motiver. Ils étaient seulement 60% à penser cela avant la crise du confinement. (Enquête ANDRH / BCG, juin 2020 – rappel étude BCG, septembre 2019)

Réussir le pari du télétravail en 5 étapes

Réussir le pari du télétravail ne repose pas uniquement sur son organisation. Il s’agit également de connaître et prévenir les risques professionnels qui y sont liés, notamment en sensibilisant sur l’hygiène de vie et les bonnes pratiques, et en donnant aux collaborateurs les moyens de télétravailler dans les meilleures conditions possibles. Si le temps économisé dans les transports va dans le sens de l’amélioration du bien-être des salariés, certains points de vigilance méritent l’attention de l’entreprise.

Temps gagné dans les transports : 1 francilien passe en moyenne 48 minutes dans les trajets chaque jour. 30% d’entre eux mettent + de 60 minutes et font 2 changements de ligne

Bien organiser son travail à distance pour rester productif

2 Français sur 10 avouent être moins productifs que d’habitude lorsqu’ils sont en télétravail tout simplement car ils passent moins de temps à travailler. (étude Deskeo, mars 2020)

Il est parfois difficile de rester productif et motivé en télétravail, c’est pourquoi il est important de garder un cadre de travail avec des horaires, des objectifs, une to-do liste mise à jour régulièrement pour rester concentré sur ses objectifs professionnels. Pour optimiser les journées en télétravail, anticipez sur vos tâches pour réserver les plus adaptées à ce mode de travail (ex : rédaction d’un livre blanc).

Adoptez de bonnes habitudes de travailler pour rester concentré : ne mélangez pas le professionnel et le personnel, coupez-vous de toute source de distraction (ex : utilisez l’appli OffTime pour paramétrer le blocage de vos applis), travaillez par salves de tâches similaires et évitez le multitasking qui déconcentre et fatigue. N’hésitez pas à solliciter vos collègues et votre manager en cas de problème, pour éviter d’être bloqué sans avancer.

Pour cela, sa mise en place doit être l’occasion d’une réflexion sur la vision et l’évolution de l’organisation, en tenant compte de ses spécificités. Elle doit aussi s’inscrire dans une logique d’amélioration continue, avec une évaluation régulière de son impact et des itérations successives. Ainsi elle s’adaptera de manière constante, pour le plus grand bien des entreprises comme de leurs salariés.

Pour découvrir l’ensemble de nos idées d’actions pour réussir la mise en place du télétravail dans votre entreprise, téléchargez notre livre blanc (dans l’encart de gauche ?) !

Salarié : les compétences-clés pour bien travailler à distance :

• Être autonome : au niveau professionnel (gestion des priorités, responsabilités, initiative, etc.), technique, organisationnel (organisation du travail, processus, anticipation, etc.) ;
• Savoir travailler en réseau : contacter les bonnes personnes pour obtenir les informations ou l’aide nécessaire ;
• Maîtriser les différents outils de communication internes à l’entreprise et à la gestion collaborative des différents projets ;
• Optimiser son poste de télétravail : calme, séparation si possible avec la vie privée) ;
• Savoir se déconnecter en suivant un cadre horaire clair ;
• Travailler dans un climat de confiance avec vos managers et collègues.

Prendre conscience des risques physiques du télétravail pour les prévenir : TMS, sédentarité et travail sur écran

Pendant le confinement, seulement 1/3 des salariés disposaient d’un bureau chez eux pour travailler. Ils étaient 26% à travailler dans leur salon, 20% dans leur cuisine, ou encore 6% dans une chambre. (MyRHline, avril 2020)

Les principaux risques physiques liés au télétravail sont la fatigue oculaire liée au travail sur écran et l’apparition de Troubles Musculo-Squelettiques (TMS), souvent liés à des problèmes d’ergonomie du poste de télétravail ou à une sédentarité accrue du fait de déplacements moindres et d’une tendance à faire moins de pauses en télétravail.

En cas de mauvais réglage, le travail prolongé sur écran peut créer une fatigue oculaire, des migraines, une sécheresse des yeux, une crispation des muscles des yeux et du visage, etc. Il faut donc sensibiliser le salarié aux points suivants : luminosité et contraste, reflets sur l’écran, hauteur de l’écran, etc. De courtes pauses et des exercices de yoga des yeux peuvent être pratiqués régulièrement pour soulager les tensions des yeux : cillements répétitifs, palming, regard au loin (20-20-20 : s’interrompre toutes les 20 minutes pour regarder pendant 20 secondes à 20 pieds / 3 mètres), etc.

Pour prévenir l’apparition de TMS et lutter contre les méfaits de la sédentarité, l’entreprise, comme dans ses locaux, s’assurera que le salarié dispose d’un poste de travail ergonomique (notamment d’un écran à hauteur des yeux pour ne pas courber la nuque en regardant son ordinateur portable) et qu’il a adopté les bons réflexes de mouvements réguliers lorsqu’il est en télétravail.

Cela passe par un mobilier adapté et réglé en fonction de la morphologie du salarié, et d’une posture confortable et régulièrement entrecoupée de pauses pour détendre les muscles et « casser » le statisme de la posture assise. On limitera ainsi les risques de TMS (généralement au dos, aux cervicales, aux épaules ou encore aux poignets) et autres méfaits liés à la sédentarité (problèmes de circulation, douleurs et raideurs dans les articulations, perte de tonus musculaire, etc.).

• Se créer un espace de travail :
  • Equipement adapté et confortable : même si ce n’est pas un équipement professionnel, une boîte à chaussure en guise de cale-pied ou un coussin moelleux dans votre dos peuvent faire des merveilles pour votre posture et votre confort ;
  • Agencement agréable et facilitant le travail : ayez suffisamment de place pour avoir tout ce dont vous avez besoin à portée de main et éviter ainsi des mouvements inconfortables ou des interruptions dans votre travail ;
  • Atmosphère calme et studieuse : limitez au maximum les sources de bruits ou de distractions. On peut s’équiper si besoin d’un casque anti-bruit, bloquer les notifications de son téléphone ou encore définir des plages où l’on est disponible/indisponible.

Prendre conscience des risques psychiques du télétravail pour les prévenir : RPS, isolement et déconnexion numérique

44% des salariés ressentaient de la détresse psychologique après 3 semaines de confinement. Et 18% étaient dans un état de détresse psychologique élevée. (Empreinte Humaine et OpinionWay, avril 2020)

Les principaux risques psychiques dans le cadre du télétravail sont l’isolement et la souffrance psychologique, les difficultés d’organisation, et la détérioration du climat de travail.

L’un des écueils majeurs du télétravail est le manque d’interactions sociales directes, qui isole le salarié du reste de l’équipe. Cet isolement peut faire naître des souffrances fortes et même conduire à une détresse psychologique (burn-out, dépression), elle-même pouvant être accentuée par d’autres facteurs liés au télétravail : stress, surcharge de travail, sentiment d’être débordé ou désorganisé, perte de motivation, sentiment d’inutilité, etc.

Le travail à distance peut également engendrer des problèmes d’organisation du travail : absence de séparation entre vie privée et vie professionnelle, difficultés d’organisation et d’encadrement, sentiment de perte d’efficacité et de démotivation, heures supplémentaires pour compenser, etc. Un contact régulier et un cadrage des tâches de la part du manager sont utiles pour aider le salarié à s’organiser, et à retrouver autonomie et efficacité en télétravail.

Les conditions mêmes du télétravail comme les raisons évoquées ci-dessus peuvent détériorer le climat de travail. Il faut veiller à ce que les salariés maîtrisent et utilisent régulièrement les outils de communication et de travail collaboratif, et recréer des temps d’échanges formels et informels : salutation du matin, pause café ou déjeuner à distance, etc. Ces temps collectifs permettront de lutter contre l’isolement, le repli sur soi ou encore la perte du sentiment d’appartenance au groupe. Ils permettront de maintenir les liens au sein de l’équipe en évitant les incompréhensions ou ambivalences, et en favorisant un climat sain et dynamique.

Adopter une bonne hygiène de vie pour rester performant

Une bonne hygiène de vie en télétravail contribue à un état d’esprit positif et à la performance des salariés. Sommeil, alimentation, activité physique : tout concourt au bien-être et à l’efficacité des salariés.

Un bon sommeil est nécessaire pour éviter la fatigue diurne, renforcer ses capacités cognitives ainsi que sa résistance au stress et aux tensions du quotidien. En travaillant de chez soi, on peut être tenté de prolonger sa journée de travail jusque tard pour finir un dossier. Ce faisant, on décale son rythme sommeil-éveil, ce qui peut nuire à la qualité du sommeil de la même manière qu’un décalage horaire lorsque l’on voyage. En outre, le travail sur écran, notamment à cause de la lumière bleue, ralentit la production de l’hormone responsable de l’endormissement (la mélatonine), renforçant ainsi ce décalage qui génère des insomnies.

Pour maintenir une bonne hygiène de sommeil, il est recommandé de respecter ses plages de travail et ne pas décaler son temps de travail à des heures trop tardives. Des rituels peuvent être mis en place pour préparer l’endormissement et favoriser un sommeil de qualité : éviter les écrans et l’activité physique au moins 2h avant le coucher, aérer la pièce où l’on dort et couper toute source de bruit ou de lumière, prendre un bain chaud, etc. Besoin de vous apaiser pour vous endormir mais sans écran ? Essayez la « boîte » Morphée qui combine plus de 200 séances de sophrologie, méditation, cohérence cardiaque, etc.

Particulièrement lorsque l’on travaille de chez soi, la tentation peut être forte de grignoter entre les repas, d’en sauter un pour finir plus tôt sa journée de travail, ou encore de manger moins sainement que d’habitude car on a accès à toutes sortes de douceurs dans ses placards ou son frigo. Ces déséquilibres alimentaires sont susceptibles de générer une prise de poids ou encore des maladies à long terme (ex : diabète, variation de la tension, maladies cardio-vasculaires, etc.). Ils influencent également le taux d’énergie au cours de la journée et peuvent provoquer des fluctuations d’énergie (pics d’hyper- ou d’hypoglycémie) qui nuisent à la santé des salariés comme à leur performance.

Travailler de chez soi offre justement une occasion de cuisiner de bons petits plats ! Prendre le temps de petit déjeuner, cuisiner un déjeuner équilibré (en faisant du batch cooking si on manque de temps), manger des produits sains et qui « calent », etc. Une nutrition de qualité favorise la productivité en apportant l’énergie et les nutriments nécessaires pour travailler efficacement tout au long de la journée. Il existe des applis pour vous inspirer et vous aider à cuisiner sain et équilibré : Vegg’up, RecetteTek, etc. Veillez également à manger à heures fixes et à boire régulièrement dans la journée sans attendre d’avoir soif (ex : gardez une bouteille d’eau à proximité de votre bureau).

Le télétravail a tendance à réduire nos déplacements et notre niveau d’activité physique en général. Or, la sédentarité peut causer des dégâts sur notre santé : troubles musculo-squelettiques, douleurs aux articulations, prise de poids, etc.

Outre l’entretien d’une bonne santé physique et la prévention de maladies à long terme, l’activité physique est également bénéfique pour notre santé psychique car elle permet d’évacuer les tensions et ainsi de limiter l’anxiété et le stress. L’idéal serait donc de profiter du temps économisé dans les transports pour réaliser une activité physique régulière pour garder de bonnes habitudes. On pourra par exemple se lever toutes les heures pour marcher un peu, aller marcher 1h à la fin de la journée pour bouger mais aussi marquer une coupure avec le travail et évacuer les tensions. Et si vous n’avez que peu de temps pour le sport, l’appli 7MinutesWorkout est faite pour vous !

Accompagner et suivre ses salariés en télétravail

Réussir le pari du télétravail passe donc autant par la prévention que par la sensibilisation. Pour agir concrètement, les actions à votre disposition sont multiples : de l’onboarding du télétravail à l’entretien annuel pour faire le point sur le déroulé du télétravail, en passant par des formations en ligne ou encore du coaching individuel pour répondre à des besoins précis, c’est tout une palette de solutions qui existent pour vous aider à mettre en place un télétravail profitable et performant.

Pour vous guider, voici une liste d’actions cohérentes et efficaces à mettre en place pour former et accompagner vos salariés dans la mise en œuvre du télétravail :

Actions autour des TMS / activité physique / travail sur écran :

• Conférence sur les méfaits de la sédentarité
• Atelier sur l’ergonomie d’un poste en télétravail
• Cours de sport en ligne
• Séance de yoga des yeux
• Cours de yoga sur chaise

Actions autour du bien-être / RPS / hygiène de vie :

• Formation « télétravail : bonnes pratiques et retours d’expériences »
• Droit à la déconnexion et équilibre de vie
• Cours de méditation ou de sophrologie en ligne
• Parcours de formation en e-learning sur les bonnes pratiques du télétravail

Actions autour de la performance et de la gestion du temps :

• Apprendre à maîtriser son temps
• Savoir maîtriser ses priorités
• Mieux gérer ses emails

Actions spécialement conçues pour accompagner les managers :

• Management à distance : réussir le défi
• Prévenir les risques psycho-sociaux
• Prévenir le burn-out
• Gestion des conflits et des situations difficiles
• Développer son intelligence émotionnelle
• L’ergonomie pour les managers

Conclusion sur la mise en place du télétravail en entreprise

Le travail distance est riche de promesses. Il peut permettre d’augmenter la productivité des salariés, de valoriser l’image de marque de l’entreprise et contribuer à sa modernisation. Mais s’il est pensé de manière négligente, il peut également diminuer la créativité, la cohésion d’équipe ou encore le sentiment d’appartenance à l’entreprise. IBM, une entreprise pionnière du sujet, avait proposé pendant 20 ans le télétravail à 40% de ses collaborateurs (154 400 sur 386 000 salariés). En 2017, elle est revenue sur cette organisation et a demandé le retour de ses employés au bureau. La raison évoquée ? Le télétravail avait tué la créativité.

Après avoir mis le télétravail en place au pied levé à la faveur de la crise sanitaire, les entreprises, en co-construction avec leurs collaborateurs, ont désormais l’opportunité de s’emparer du sujet de manière proactive et d’en faire un levier de performance collective et de bien-être individuel.

Vous n’êtes pas encore complètement convaincus des bienfaits du télétravail pour votre entreprise et vos collaborateurs ? Dans cet article sur le télétravail, on parle des entreprises qui ont sauté le pas !

Pour cela, sa mise en place doit être l’occasion d’une réflexion sur la vision et l’évolution de l’organisation, en tenant compte de ses spécificités. Elle doit aussi s’inscrire dans une logique d’amélioration continue, avec une évaluation régulière de son impact et des itérations successives. Ainsi elle s’adaptera de manière constante, pour le plus grand bien des entreprises comme de leurs salariés.

Pour découvrir l’ensemble de nos conseils pour réussir la mise en place du télétravail dans votre entreprise, téléchargez notre livre blanc (dans l’encart de gauche ?) !