Vous voulez rester professionnellement au top ? Vous souhaitez faire carrière et être perçu comme une personne compétente ? Vous aimeriez rester (ou devenir) la personne de référence dans un domaine particulier ?

Alors il va falloir bosser ! 

Oui, je sais, ce n’est pas le genre de propos que l’on souhaite entendre… dans un monde de l’immédiateté. Mais j’ai une bonne nouvelle : si vous maîtrisez votre concentration, vous pourrez atteindre plus rapidement vos objectifs… (ou faire ce que vous faites actuellement bien plus rapidement). Surtout… vous serez en mesure d’apprendre de nouvelles compétences plus rapidement que tous ceux qui n’arrivent pas à se concentrer.

Car aujourd’hui, des milliers de personnes talentueuses se retrouvent esclaves des distractions (internes et externes).

  1. Pensez à cet étudiant qui veut répéter ses cours, mais qui se fait constamment déranger par des inconnus sur les réseaux sociaux…
  2. Pensez à ce manager qui doit élaborer une stratégie et qui se fait interrompre par les membres de son équipe qui viennent lui poser des questions importantes…
  3. Pensez à ce travailleur du savoir qui doit terminer un dossier qui n’arrive pas à lâcher prise sur un problème de sa vie personnelle…

Mais voilà…

Réussir à se concentrer semble facile sur les articles de blog…

Dans la réalité, appliquer les « 10 hacks pour se concentrer des heures » nécessite de la discipline et une capacité d’adaptation importante :

  • Il n’est pas toujours possible de s’isoler lorsqu’on travaille dans un open space ou en télétravail ;
  • Il n’est pas toujours possible de mettre son smartphone en mode avion lorsqu’on attend la réponse d’un client important ;
  • Il n’est pas toujours possible à ses collègues : je ne lis pas mes e-mails avant 11 heures.

En somme, les conditions parfaites sont rarement réunies. Est-ce que cela doit vous inciter à revêtir la casquette de la victime qui attend et se plaint ? Non.

Et avant de partager 3 stratégies testées pour réussir à vous concentrer… pourquoi est-il de plus en plus difficile de développer sa capacité attentionnelle?

Et le coupable des distractions est…

Fragmenté !

Nommer un seul coupable pour notre manque de concentration est un exercice risqué, surtout dans un système complexe. Je cite donc 3 raisons qui me font penser que les problèmes de concentration ne vont pas disparaître de notre société de si tôt (ils vont plutôt s’accentuer comme vous le verrez). 

Qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Si vous réussissez à gérer votre attention, votre avantage concurrentiel sera énorme.

3 raisons qui expliquent les problèmes de concentration au travail

1. Plusieurs points d’entrée virtuels sur le même support

Désormais il est possible d’avoir plusieurs points d’entrées virtuels sur le même support physique: Telegram, Slake, Teams, Gmail, Outlook… sont une partie des applications par lesquelles les gens peuvent vous contacter. Des gens comme votre conjoint, vos enfants, ou encore un collègue voire même un investisseur.

Et cela, pour chaque outil numérique. Si vous ne prenez pas le temps de paramétrer vos outils… vous n’arriverez pas à vous concentrer facilement.

2. Une surcharge d’information en forte augmentation

L’information mal gérée provoque des distractions internes. Selon cette étude, presque une distraction sur deux est d’origine interne.

Les distractions internes sont vos propres pensées et émotions qui vont interrompre état mental actuel : vous êtes en train d’écrire un dossier important, un email urgent, et soudainement vous vous dites « J’ai oublié de recontacter Monsieur Decoté ! »

  • Et vous saisissez votre smartphone pour appeler Monsieur Decoté…
  • Et vous voyez un email de votre boss « Tu peux passer dans mon bureau ».
  • Et vous voilà dans la citation de Steve Uzzell (photographe, auteur et conférencier) qui dit « Le multitasking est une opportunité de foirer plusieurs choses en même temps »

La surcharge d’information n’est pas prête de disparaître par enchantement : Caroline Sauvajol-Rialland (une spécialiste française de l’infobésité et en communication et gestion de l’information en entreprise) l’écrit très bien : « L’humanité a créé au cours des trente dernières années plus d’informations qu’en deux mille ans d’histoire et ce volume d’informations double tous les quatre ans… »

  • 74 % des cadres affirment souffrir d’infobésité et d’un sentiment d’urgence généralisé. 94 % d’entre eux pensent que la situation ne peut que se détériorer. À la fin du XXe siècle, un cadre recevrait dix fois plus d’informations que quinze ans auparavant. Et il en produit 10 % de plus chaque année ;
  • Quatre salariés sur dix se disent « en surcharge d’activité » et 56 % d’entre eux ressentent une augmentation du volume de dossiers traités. Ils consacrent aujourd’hui 30 % de leur quotidien à l’activité d’information ;
  • La perte de temps générée pendant les heures de travail par la surcharge informationnelle a été estimée en 2008 à près de 900 milliards de dollars par an pour l’économie américaine. Le coût lié aux interruptions équivaudrait à 28 % du temps passé au travail simplement parce qu’il est 10 à 20 fois plus long de retrouver sa concentration après une distraction (telle que consulter ses e-mails ou son smartphone).

La perte de temps générée pendant les heures de travail par la surcharge informationnelle a été estimée en 2008 à près de 900 milliards de dollars par an pour l’économie américaine.

J. Spira, « Information Overload : Now $900 Billion – What is Your Organization’s Exposure ? », Basex, 19 décembre 2008.

3. Des outils numériques multifonctions addictifs

Votre smartphone n’est pas qu’un smartphone. C’est un catalyseur: vous pouvez l’utiliser pour arriver plus facilement à gérer vos informations… mais ce même smartphone peut provoquer le chaos dans votre vie. Pourquoi ? La plupart des gens ne prennent pas le temps de comprendre et configurer leurs outils numériques, alors qu’ils passent plus de temps avec ces outils qu’avec n’importe qui d’autre. Si vous ne configurez pas votre smartphone pour qu’il travaille pour vous, vous travaillerez pour les concepteurs de votre smartphone.

Ne comptez pas sur les entreprises qui créent les outils numériques pour épargner votre capacité attentionnelle : c’est dans leur intérêt de vous voir passer beaucoup de temps sur leurs outils numériques et leurs logiciels.

Patrick Le Lay (ex-PDG du Groupe TF1) le disait déjà en 2004 « Ce que nous vendons à Coca-Cola, c’est du temps de cerveau humain disponible. » La dynamique est la même, seuls les acteurs ont changé. Ce n’est plus (que) TF1, c’est surtout Facebook, Instagram, et d’une manière générale, les réseaux sociaux. Sans oublier que chaque information arrive de façon imprévisible, ce qui renforce nos addictions à nos outils (B.F. Skinner a popularisé le concept de récompense variable intermittente).

Vous vous dites peut-être que j’exagère ?

Avant de créer mon entreprise, j’ai bossé en tant que salarié et j’ai vu ce que j’avance :

  • Des gens incapables de se concentrer plus de 10 minutes sur un dossier (sans être interrompu) ;
  • Des gens incapables d’écrire sur leur clavier en utilisant 8 ou 10 doigts (maîtrise des outils) ;
  • Des gens qui avaient en fond d’écran leur boîte de réception et qui déviaient constamment de leurs tâches à cause des priorités des autres.

Le point commun ? Aucun effort n’était investi pour maîtriser la technologie.

Et dans les années, un écart va se créer entre ceux qui apprennent à maîtriser la technologie et ceux qui travaillent avec le mode « sortie d’usine » de leurs outils numériques…

Et vous vous dites « mais j’ai de la volonté pour gérer les distractions » !

C’est vrai. Votre volonté va vous permettre de résister aux tentations et à continuer de travailler sur une tâche malgré les distractions.

  • Mais quel est le coût en énergie?
  • Et pour combien de temps?

Souvenez-vous d’Ulysse qui s’attacha au mât de son navire pour éviter de succomber aux chants des sirènes. Il avait déjà compris l’importance de l’environnement et le rôle limité de sa volonté. Cela rejoint les travaux effectués par le psychologue social Roy Baumeister qui disait que « la volonté est comme un muscle ».

À présent…

Comment réussir à se concentrer au travail, jour après jour?

1. Tentez de rendre votre travail plus intéressant

Avant toute chose, souvenez-vous du golfeur américain Tom Kite qui résume bien l’enjeu de la concentration dans les entreprises :

  1. Vous pourrez toujours trouver une distraction si vous le souhaitez ;
  2. La discipline et la concentration sont étroitement liées à l’intérêt que vous portez à votre travail.

Est-ce que cela veut dire que si le travail n’est pas intéressant, ce n’est pas de votre faute ? 

Non, cela signifie que vous devez travailler à rendre votre travail plus intéressant (dans le cas où vous ne pouvez pas de changer de job…). Voici quelques conseils pour rendre votre travail plus intéressant :

  • Essayez de réaliser une tâche répétitive plus rapidement… (cela vous forcera à trouver de nouvelles manières de travailler, surtout si vous maintenez la même qualité) ;
  • Essayez de réaliser une tâche ennuyeuse différemment: par exemple, ne pas utiliser le verbe être dans vos e-mails ;
  • Gardez en tête les compétences que vous développez sur le chemin vous menant vers votre objectif.

Si le sujet vous intéresse, je vous recommande la lecture du livre « Vivre, la psychologie du bonheur » de Mihaly Csikszentmihalyi (n’essayez même pas de prononcer ;-))

2. Pensez environnement plutôt que volonté

Si l’exemple d’Ulysse ne vous a pas convaincu, imaginez la situation suivante :

Je vous demande de développer une stratégie ou d’exécuter une tâche qui nécessite de la concentration… et je vous installe dans un bar bruyant.

Vous pouvez avoir toute la volonté du monde, tôt ou tard vous renoncez. Et même si vous ne renoncez pas, pensez-vous pouvoir être plus rapide qu’une personne qui ne se fait pas distraire ?

Pourquoi donc pensez-vous que votre volonté est toute puissante face à d’autres éléments de votre environnement… comme les notifications… ?

Chaque fois que vous utilisez votre volonté pour résister à une distraction et rester concentré, vous utilisez de l’énergie qui ne peut pas être utilisée sur d’autres activités. Si cela devait arriver qu’une seule fois dans la journée, OK. Mais vous savez que ce n’est pas le cas.

Depuis des années j’utilise mon environnement pour m’aider à exécuter mes objectifs.

  • J’écris cet article depuis chez moi, avec un casque antibruit sur les oreilles ;
  • J’ai un logiciel (Cold Turkey) qui bloque l’accès à mes e-mails quand je le souhaite (pour ma part, entre 12h et 14h je peux accéder à mes e-mails). Ce même logiciel va bloquer les applications distrayantes le matin (ce qui supprime une partie des distractions).

Dans son livre « How to take smart notes » Sönke Ahrens explique que le point commun de ceux qui se disciplinent est leur capacité à utiliser leur environnement au service de leurs intérêts.

Maintenant passez à l’action… et demandez-vous ce que vous pouvez supprimer de votre environnement pour être moins souvent dérangé… (faites-le maintenant, prenez une pause et réfléchissez).

Vous y êtes ?

Parfait, cela nous amène à la troisième stratégie :

3. Créez votre « flux de travail » plutôt que de copier/coller des solutions décontextualisées.

La plupart des gens cherchent à copier la solution parfaite qu’ils espèrent trouver en ligne… et ils passent finalement leur temps à sauter d’astuce en astuce plutôt que de se mettre à créer leur solution adaptée à leur contexte.

Voici quelques questions qui vous aideront à créer votre flux de travail .

C’est quoi un flux de travail ? Pour faire simple, ce sont les étapes nécessaires pour réaliser une tâche. Voici quelques questions à se poser afin de créer son flux de travail :

  • Quelles sont vos tâches principales et qu’est-ce qui les déclenche ? 
  • Quelles sont les différentes étapes par lesquelles vont passer vos tâches ?
  • Quand allez-vous faire le travail qui nécessite du « Jus de cerveau » et pourquoi à ce moment-là ?
  • Comment allez-vous conserver les idées qui vous arrivent au fil des heures pour ne pas les oublier (et vous en souvenir au moment où vous en aurez besoin) ?
  • Quels logiciels vous permettent de gérer un maximum d’informations ? Par exemple, j’utilise Workflowy pour gérer mes projets, mon agenda, mes listes d’idées, mes notes de lecture, mes réunions, etc.
  • Quand allez-vous traiter vos e-mails et pourquoi à ce moment-là ?

Une astuce : évitez de baser vos réponses sur ce que vous pensez être la réalité, mais basez vos réponses sur vos actions passées. Comment ? En utilisant un logiciel de mesure qui vous permettra d’en savoir plus sur votre situation actuelle (j’ai utilisé un moment Rescue Time). Pour visualiser votre flux de travail, vous pouvez utiliser la méthode kanban.

Une fois que vous aurez une meilleure idée de votre contexte, tentez de créer quelques principes de travail pour votre quotidien. Certes, vos journées ne sont pas identiques, mais dans chaque situation, des répétitions vont émerger. Par exemple :

  1. Je consulte 10 minutes mes e-mails en arrivant le matin au travail (Cold Turkey vous permet de couper la boîte email après 10 minutes)
  2. Je travaille avec un minuteur, un casque antibruit et un calepin ouvert sur une tâche durant 25 minutes. Après une pause de 5 minutes, je reviens sur ma tâche initiale. (Vous serez surpris de voir à quel point une idée simple appliquée avec sérieux peut apporter comme résultats)
  3. Je peux consulter les sites distrayants durant telle et telle période.
  4. Toutes les tâches qui me viennent au fil des heures (et les idées) sont stockées au même endroit… je priorise celles-ci en fin de journée (ou à un autre moment, avec le boss, s’il le faut).

Puis testez et regardez les principes qui fonctionnent bien.

Et pensez-y, pour rester concentré des heures…

Prenez un moment pour configurer vos outils numériques en évitant la suroptimisation. L’organisation est une bonne chose, mais trop de bonnes choses peuvent avoir l’effet opposé de ce que l’on recherche.

Article invité : Julien du site Organisologie.com

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